Réussir ses présentations PPT

J'ai eu la chance de participer à la formation "Réussir ses présentation PPT" à Octo. N'ayant jamais touché à PowerPoint et étant sous Linux, j'ai un peu galéré à installer une version de Windows Trial, et une version Office Trial pour pouvoir avoir PowerPoint le jour J.

Il s'est avéré que la formation portait plus sur les présentation en règle générale, sur les messages à faire passer et comment les passer que sur l'outil en lui-même.

La formation était orientée sur la création de présentations dans un contexte professionnel, à destination de nos clients finaux. Dans cette optique, on considère que l'on utilise le même support pour la présentation, en personne, devant eux, que celui qu'on leur enverra par mail et qu'ils pourront relire ensuite.

Partant de là, il est important de proposer deux niveaux de lecture. Chaque slide doit porter un message, et on peut suivre la suite des messages, et donc le message global rien qu'en lisant les titres de chaque slide. Ensuite, si on veut avoir plus de détail, on peut aller le chercher dans la slide en question, et si vraiment on veut creuser très profondément, on peut rajouter des annexes qui explicitent certains points.

Les slides doivent être auto-portants, notre présence ne doit pas être requise pour comprendre le gros du message. Notre auditoire possède une capacité de concentration limitée, il faut donc lui faciliter la lecture et la compréhension de chacun des messages. Si un message est trop complexe, on le découpe en deux slides.

Même si l'auditeur décroche quelques secondes, pour cause d'un moment d'inatention, il faut que la slide puisse lui rappeller en un coup d'œil où on en est dans le déroulé. Ce n'est pas grave si notre auditoire décroche par moment, c'est normal. Mais il faut lui laisser la possibilité de suivre la présentation à son rythme et de pouvoir décrocher et raccrocher quand il le souhaite.

Dans la même optique, il ne faut pas jouer sur le suspens, en annoncant petit à petit notre message, et en présentant la conclusion seulement à la fin. Il faut être direct, et présenter la solution dès le début. Ca s'applique tout aussi bien dans la présentation dans son ensemble que pour chaque slide prise séparement. On présent dès le début la conclusion de notre étude, ce que l'on pense qu'il faille faire, etc. Et ensuite, le reste de la présentation permet de démontrer, de prouver, de corroborer ce que l'on a annoncé dès le début. Il ne faut pas que l'auditeur ai à attendre la fin pour comprendre le message, sinon il va décrocher.

C'est pour cela qu'il faut porter grande attention aux titres, et faire en sorte qu'ils ne soient pas creux. Il faut oublier les titres de genre "Contexte", "Constat", "Nos préconisations". Il faut que chaque texte transmette une prise de position, une description. Par exemple "Un contexte difficile", "Un constat en demie-teinte", "Former les développeurs pour plus de flexibilité".

On a aussi vu, par la pratique, à quel point notre cerveau humain percoit les formes et les images beaucoup plus rapidement que le texte. Il faut donc faire attention aux éléments que l'on utilise pour illustrer nos propos, faire attention qu'ils ne phagocytent pas le message que l'on souhaite faire passer. Une image ne doit être incorporée que si elle ajoute réellement de la valeur, de l'illustration au message à passer. Une image qui donne un exemple est très parlante, notre cerveau s'en rappellera bien, mais une image "pour faire joli", va trop attirer le regard et le détourner du propos initial.

On n'est pas là pour raconter une histoire, pour parler de soi ou pour divertir. On est là pour démontrer une thèse, pour montrer ce que l'on pense, et le démontrer ensuite. Notre message doit être clairement explicité, avec une slide par idée. On montre dès le début la conclusion, et on explicite seulement ensuite. On évite les titres creux, il faut qu'ils transpirent une conviction, une croyance. Les phrases doivent être simples, deux virgules maximum. Si la phrase est trop longue, alors l'idée est trop complexe. Pour rester factuel et uniforme essaie de garder tous les verbes à l'infinitif, sans les conjuguer. Au pire, on mets au présent. On évite les verbes trop génériques (faire, dire, être, avoir), on remplace par de synonymes plus précis. Et on ne doit pas avoir peur du blanc, du vide, il ne faut pas chercher à remplir la slide à tout prix. Par contre, ce que l'on mets doit être aéré, aligné, et cohérent.

Si on doit faire une liste, on fait attention à la cohérence (liste de noms, de verbes, etc), et on mets en avant (en gras par exemple), les idées principales de chaque ligne. Si on a choisi le gras pour la mise en avant, on s'y tient, on n'utilise pas de la couleur ou de l'italique sur une autre slide. Dans la même idée, on limite le nombre de couleurs utilisées à 3, ou 4 au grand maximum. Une seule police maximum.

Une fois sa slide terminée, on vérifie sa checklist pour être sûr de n'avoir rien oublié : - Deux niveaux de lecture. L'idée principale dans le titre, plus de détail dans la slide. Je dois pouvoir suivre le plan général juste avec les titres. - Qu'est-ce que je veux dire ? Quel est mon message ? Quels sont les élements chocs, convaincants ? - Est-ce que je suis obligé de dire tout ça ? Est-ce que je peux en enlever ? Ou au contraire, est-ce que je n'ai pas oublié un élément primordial ? - D'abord la conclusion, ensuite la démonstration. - Est-ce que mes données, mes sources, mes graphes sont bien à jour ? Attention aux copié-collé d'anciennes présentations dépassées. - Est-ce que mes visuels servent vraiment mon propos. C'est eux qu'on va voir en premier, est-ce que c'est vraiment ça que je veux ou est-ce que c'est superflu ?

Enfin, si vous ne savez pas comment faire le plan général de votre présentation, il y a plusieurs idées assez classiques : - FSVOM: Les Faits, ce que l'on Sent, ce que l'on Veut, les Obstacles et les Moyens - Diagnostic : Le problème, la possible solution, les conséquences et la décision finale. - SOSRA: Situation, Observation, Sentiment, Réflexion, Action - PPL : Principes, Portée, Limites

Et finalement un dernier conseil. Si après tout ces conseils vous avez bien taillé dans le lard de votre présentation et enlevé tout le superflu pour ne garder que l'essentiel et que votre message est bien clair, mais que malgré tout tout semble aussi important et capital, il faut encore prioriser. Si tout est important, en fait rien n'est important. Il va falloir prioriser, et prendre une décision, une conviction qu'on doit pouvoir démontrer dans la présentation.

Tags : #madinier

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